Cách chuẩn bị cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ giao hàng trong ngày

Doanh nghiệp nhỏ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ giao hàng trong ngày, mang đến các dịch vụ nhanh chóng, linh hoạt và có tính chất địa phương để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

Doanh nghiệp online cần phải đi trước đối thủ, và giao hàng là một trong những phương thức tốt nhất để làm được điều này. Khách hàng muốn nhận hàng nhanh chóng; thống kê từ Statista cho thấy gần hai phần ba người mua sắm online mong muốn đơn hàng của họ được giao trong vòng 24 giờ sau khi đặt hàng. Với điều này, dịch vụ giao hàng nhanh nhất nên được doanh nghiệp áp dụng, và đó chính là giao hàng trong ngày.

Nhưng làm thế nào để một doanh nghiệp chuẩn bị cho việc cung cấp giao hàng trong ngày? Đây sẽ là một thay đổi lớn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới hoặc nhỏ trong ngành của mình. May mắn thay, bài viết này đã liệt kê bốn bước quan trọng mà doanh nghiệp của bạn cần làm để chuẩn bị sẵn sàng khi cung cấp dịch vụ giao hàng trong ngày.

Ảnh: Pexels

1. Đào tạo nhân viên

Việc cung cấp dịch vụ giao hàng trong ngày có thể là một quá trình rất phức tạp, vì vậy việc đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có những người phù hợp để thực hiện công việc. Đào tạo sẽ giúp nhân viên hiểu rõ toàn bộ quy trình của chương trình, và bạn cần đảm bảo có một quy trình rõ ràng, hiệu quả từng bước.

Các kỹ năng mà nhân viên cần có để thực hiện giao hàng trong ngày bao gồm: giao tiếp với khách hàng, điều hướng, quản lý thời gian và khả năng thích ứng với những tình huống bất ngờ. Những kỹ năng này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng nhu cầu khẩn trương của dịch vụ giao hàng trong ngày mà không gây ra sự chậm trễ trong đơn hàng. Bạn nên cung cấp các khóa đào tạo lý thuyết và kinh nghiệm thực tế để hỗ trợ điều này.

Để đạt được kết quả tốt nhất, nhân viên của bạn cũng nên làm quen với các đơn vị chuyển phát mà doanh nghiệp hợp tác; thông tin chi tiết về các đơn vị chuyển phát sẽ được cung cấp trong phần sau của bài viết.

2. Quản lý hàng tồn kho

Do đặc thù nhanh chóng của giao hàng trong ngày, bạn cần phải theo dõi lượng hàng tồn kho để đảm bảo số lượng hàng hóa đúng đắn luôn có sẵn trên trang web của bạn. Cách tốt nhất để làm điều này là triển khai một hệ thống, chẳng hạn như hệ thống quản lý kho (WMS), giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Hệ thống này sẽ quản lý và kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hoặc phòng hàng của bạn, từ phân phối đến vận chuyển.

Dự báo tồn kho cũng cần được sử dụng để dự đoán nhu cầu và đảm bảo rằng mức hàng tồn kho được duy trì, đặc biệt là đối với những mặt hàng bán chạy. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa việc hết hàng và chậm trễ trong việc giao hàng. Nhân viên cũng cần thực hiện kiểm tra kho định kỳ để phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào có thể xảy ra. Với mức hàng tồn kho chính xác, việc hoàn tất đơn hàng sẽ trở nên đơn giản hơn, ngay cả khi doanh nghiệp của bạn áp dụng phương pháp đóng gói và chọn hàng tự động.

Ảnh: Pexels

3. Chọn đơn vị vận chuyển phù hợp

Mặc dù bạn sẽ tìm kiếm những phẩm chất tương tự ở một đơn vị vận chuyển như bất kỳ doanh nghiệp nào khác, nhưng bạn cần phải nghiên cứu các dịch vụ cung cấp giao hàng trong ngày. Không phải tất cả các dịch vụ vận chuyển đều có tài xế, thiết bị hay phương tiện phù hợp, vì vậy việc nghiên cứu và trao đổi với nhiều đơn vị vận chuyển sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Cách tốt nhất để bắt đầu là tìm hiểu trên trang web của đơn vị vận chuyển. Họ cung cấp dịch vụ giao hàng trong ngày trên toàn bộ khu vực và vùng lân cận, có thể hỗ trợ doanh nghiệp 24/7. Đơn vị cần cung cấp dịch vụ giao hàng theo lịch trình đều đặn với một đội xe để đảm bảo doanh nghiệp nhận được dịch vụ đáng tin cậy.

Một số doanh nghiệp nhỏ có thể tự mình xử lý giao hàng, nhưng điều này có thể tạo thêm gánh nặng cho hoạt động của công ty.

4. Giao tiếp nhanh chóng với khách hàng

Cung cấp các bản cập nhật rõ ràng trong suốt quá trình giao hàng là kỳ vọng tối thiểu mà hầu hết khách hàng sẽ có, và điều này cũng không khác gì đối với giao hàng trong ngày. Thực tế, điều này có thể càng quan trọng hơn khi các đơn hàng được giao trong vòng vài giờ kể từ khi đặt hàng. Điều này có thể thực hiện thông qua email hoặc tin nhắn văn bản để thông báo khi đơn hàng đã được nhận, khi đơn hàng đã được gửi đi và khi nào khách hàng sẽ nhận được sản phẩm.

Khách hàng cũng cần được tạo cơ hội để cung cấp hướng dẫn giao hàng trong quá trình thanh toán; điều này rất hữu ích nếu khách hàng không có nhà ở khi sản phẩm được giao.

Vì giao hàng trong ngày có thể là một thay đổi lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ, nên cần chuẩn bị đúng đắn để quá trình này diễn ra suôn sẻ. Các bước chuẩn bị bao gồm đào tạo nhân viên, quản lý hàng tồn kho, lựa chọn đơn vị vận chuyển và giao tiếp rõ ràng với khách hàng.